5 dicas para criar relatórios com dados do Project Server e do Project Online

Precisa criar relatórios consumindo dados do Project Server ou do Project Online e tem dificuldades para isso? Abaixo seguem cinco dicas para facilitar o seu trabalho:

1.   Ferramentas

A melhor ferramenta atualmente para buscar dados tanto do Project Server 2013 como do Project Online é o Power BI. Utilizando o Power BI Desktop, você facilmente consegue trazer informações do Project e criar relatórios avançados. O Power BI Desktop é a ferramenta mais moderna e completa da Microsoft para gerar relatórios, e você pode publicar estes relatórios através do serviço do Power BI na nuvem (mais informações no site do Power BI).

Caso você ainda não utilize o Power BI na sua empresa, também são boas opções utilizar o Reporting Services (para consumir dados do Project Server) e o PowerPivot para Excel (para consumir dados do Project Online). Para maiores detalhes sobre as ferramentas Microsoft, acesse este post .

2.   Acesso aos dados

Uma diferença entre o Project Server e o Project Online é a forma de acesso aos dados. Quem utiliza o Project Server 2010 sabe que nesta versão existem 4 bancos de dados – Published, Draft, Archive e Reporting -, e a Microsoft só dá suporte para utilizarmos a base Reporting para consumir dados para os relatórios. Já no Project Server 2013 cada uma dessas bases virou um schema dentro de um único banco de dados, e só devemos criar relatórios acessando o schema “dbo” (imagem abaixo):

project_databases

Bancos de dados – Project Server 2010 x Project Server 2013

 

Já no Project Online o acesso é feito através do serviço OData, que possui os mesmos dados que já conhecemos do Project Server, porém acessamos estes dados através de consultas online a este serviço. Um exemplo de consulta ao serviço OData de exemplo do AdventureWorks, utilizando a ferramenta Power BI Desktop, está na imagem abaixo:

adventureworks_odata

Power BI Desktop – consulta ao serviço OData

 

3.    Tabelas/ views mais úteis

No Project temos basicamente dois níveis de informação: de projeto e de tarefa. Para encontrar informações básicas, como os campos que aparecem no cronograma, além de campos personalizados de projeto e de tarefa que foram criados, podemos acessar duas views no banco de dados ProjectWebApp: a MSP_EPMProject_UserView e a MSP_EPMTask_UserView. Já para o Project Online, precisamos passar a consulta na URL. Seguem os exemplos a seguir:

Project Server

  • SELECT*FROM dbo.MSP_EPMProject_UserView (informações dos projetos);
  • SELECT*FROM dbo.MSP_EPMTask_UserView WHERE ProjectUID = ‘456d8654-56a5-e311-8c46-22155d085820’ (informações das tarefas de um determinado projeto);

Project Online (utilizando um PWA fictício de uma empresa chamada Contoso)

  • contoso.sharepoint.com/sites/pwa/_api/projectdata/Projects (informações dos projetos);
  • contoso.sharepoint.com/sites/pwa/_api/projectdata/Tasks?$filter=ProjectId eq guid’456d8654-56a5-e311-8c46-22155d085820′  (informações das tarefas de um determinado projeto).

4.    Alterações nos nomes dos campos

Atenção! Evite realizar modificações nos nomes dos campos personalizados quando você tem relatórios conectados buscando informações destes campos. Por exemplo, você criou um campo personalizado chamado “Fase Tarefa“, mas os usuários que acessam o PWA pediram para você alterá-lo para “Fase da Tarefa”. Se você realizar a edição do nome do campo existente, os relatórios que buscavam a informação deste campo “Fase Tarefa” não irão encontrar este campo, o que ocasionará um erro.

Uma estratégia para minimizar o impacto aos relatórios que já estão em produção seria criar um novo campo personalizado “Fase da Tarefa”, copiar os dados dos cronogramas para este novo campo e ir modificando as referências dos relatórios para utilizarem o novo o campo criado. Assim que tudo estiver pronto e funcionando, será possível realizar a exclusão do campo antigo “Fase Tarefa” (imagem abaixo):

cronograma_exemplo

Modificação do nome do campo Fase da Tarefa

 

Caso sua empresa possua muitos cronogramas e este trabalho seja inviável, realize a edição do nome do campo e das referências dos relatórios em um horário que nenhum usuário esteja acessando o ambiente.

5.   Crie tabelas de pesquisa

Quando criamos relatórios, devemos sempre pensar na consistência da informação. Na imagem acima, um usuário cadastrou no campo “Fase da Tarefa” o valor “Execução” e outro digitou “Execucao”, ou seja, teremos duas informações diferentes quando na verdade os dois estavam se referindo à mesma categoria. E o relatório irá exibir valores inconsistentes por causa disso.

Para evitar possíveis erros de digitação no cadastramento dos campos, o Project Server possui o recurso de lookup tables (tabelas de pesquisa). Assim, o usuário irá selecionar o valor a partir de uma lista com as opções possíveis, o que garantirá que a mesma informação sempre seja cadastrada no cronograma.

Referências:

Best practices for querying OData feeds for Project 2013 reporting data

Project Server 2013 – Reporting Story

Sugestão de leitura relacionada:

Project Online: conectar-se aos dados por meio do Power BI Desktop

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